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戸籍謄本を海外から取り寄せる方法は?海外在住のための手続きとは

戸籍謄本

海外から戸籍謄本を手に入れる方法を知りたい人向け。

海外で戸籍謄本が必要になりました。海外にある大使館や領事館でも手に入れることができるのかな。もし、日本から取り寄せる必要があるなら、どうやればいんだろう。
みつき
みつき
大使館や領事館では戸籍謄本は取得できないので注意が必要だよ。

戸籍に記載されている「全員」の事項を写したものが戸籍謄本

海外では入籍やパスポートの更新・入学書類・ビザの更新など意外な時に急に必要になることがあります。

ただ、戸籍謄本は大使館や領事館などの在外公館で手に入れることができないので、海外から戸籍謄本を取り寄せる必要があります。

では、どうやって海外で戸籍謄本を手に入れればいいのでしょうか?

そこで、今回は「戸籍謄本を海外から取り寄せる方法は?海外在住のための手続きとは」をご紹介します。

海外で戸籍謄本が必要になるケース

国際結婚、出生証明、パスポート更新などの身分上の証明として外国機関や学校などで必要になる場合があります。

例えば、パスポートの更新を海外でおこなう場合には戸籍謄本の原本が必要になります。

海外移住前に取得しておくこともできますが、有効期間が決められているので注意が必要です。一般的に戸籍謄本は英語への翻訳が必要になります。

外国関係機関から日本人等に対し、いつ、どこで出生したかなど、身分上の事項について証明書の提出を求められた際は、領事館などの在外公館で「戸籍記載事項証明」を取得することができます。

例えば、ニュージーランドのオークランド領事館では「身分上の事項に関する証明」として下記の書類を申請できます。

  • 出生証明
  • 婚姻証明
  • 離婚証明
  • 婚姻要件具備証明
  • 戸籍記載事項証明

戸籍記載事項証明であれば6ヶ月以内に発行された戸籍謄(抄)本が必要になります。

提出する期間によって必要な書類や翻訳が違うので、事前によく確認しておきましょう。

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海外から戸籍謄本を取り寄せる方法

在外公館の大使館や領事館では手に入れることができません。海外で手に入れる方法は、以下のとおりです。

  • 日本の市役所から郵送で取り寄せる
  • 日本居住の代理人が申請して郵送してもらう

海外から戸籍謄本を取り寄せる方法は本人が戸籍を置いている市役所に郵送で申請するか、日本居住の代理人が入手して郵送してもらう方法があります。

もし自分で海外から申請する場合には手数料などの支払いが小切手などが必要になる場合があるので、簡単なのは日本に家族がいれば代わりに取得してもらって郵送してもらうことです。

ただ、どちらにしても申請してから手に入れるまで日数がかかるので、必要になったら早めに申請しておきましょう。

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海外から戸籍謄本を取り寄せる手続き

手続きの方法としては、本人が役所に郵送で申請するか、代理人が戸籍謄本を手に入れて郵送する、によって異なります。

本人が役所に郵送で申請する場合

本人が郵送で直接、役所に請求します。事前に管轄の市役所にて必要なものを確認しておきましょう。一般的な必要なものは以下のとおり。

申請署は、管轄の市役所サイトからダウンロードできる場合があります。住所が記載された本人確認書類の写し(運転免許証や公共料金の領収書など)と手数料、返信用の封筒を一緒に該当の役所に郵送することが一般的です。

手数料の支払い方法は役所によって異なり、手数料と送料を合算した日本円レートにした外貨をいる場合や、日本円で支払いが求められることもあります。

代理人が戸籍謄本を手に入れて郵送する場合

自署又は押印した委任状を代理人(家族など)に渡して申請を役所で行い、受領した後に代理人がEMSなどで郵送します。

ただし、同じ戸籍に記載されている人(配偶者等)・直系尊属(父母等)・直系卑属(子等)に請求を依頼する場合は、委任状が必要ない場合もあるので、役所で確認しましょう。

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戸籍謄本・戸籍抄本・戸籍の附票の違い

よく混同されるのが、戸籍謄本・戸籍抄本などでしょう。事前に必要な提出書類には何が必要かを確認しておく必要があります。そこで、簡単にまとめてみました。

ワード意味
戸籍謄本戸籍に記載されている「全員」の事項を写したもの
戸籍抄本戸籍に記載されているうちの「一部の人」のみの事項を写したもの
戸籍の附票戸籍に入っている人の住所履歴を表す書類

届け出先の機関がどの証明が必要なのか確認して間違わないようにしましょう。

海外から戸籍謄本を取り寄せる方法まとめ

今回のコラムでは、「戸籍謄本を海外から取り寄せる方法は?海外在住のための手続きとは」をご紹介しました。

戸籍謄本が必要になった場合には、日本から取り寄せる期間がかかるので早めに申請をしておくことがおすすめです。

本人が海外から申請も出来ますが、日本に家族がいれば代理で取得して郵送してもらう方法もあります。

もし郵送してもらう場合にはEMS(国際郵便)などで追跡サービスがある方法を選びましょう。

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