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【サイン証明書とは】海外在住者で印鑑証明が必要になったらどうする?

印鑑登録証明書
海外在住者で印鑑証明が必要になった人向け。

「海外在住者で印鑑証明が必要になりました。海外ではサイン証明書があるらしいけど、どうやって取ればいいのか知りたい。」

こういった疑問に回答します。

こんにちは、海外移住FPです。

当サイトでは、ブログを書きつつ海外移住の手続きや海外生活のコツを紹介しています。

日本に居住しているときでも使うことは少ない印鑑証明、どういったときに印鑑証明が必要になるのでしょうか。

さらに、これが海外在住で急に印鑑証明が必要になったときにどのように申請すればいいのでしょうか?

このコラムでは、「海外在住者が印鑑証明が必要になったらどうすればいいか」が分かります。

そこで、今回は「【サイン証明書とは】海外在住者が印鑑証明が必要になったら?」をご紹介します。

【サイン証明書とは】海外在住者が印鑑証明が必要になったら?

印鑑証明のかわりになる署名証明書(サイン証明書)があります。

署名証明書(サイン証明書)とは以下のとおりです。

そもそも印鑑証明はいつ必要になるのか?

印鑑証明とか言われたりしていますが、実は正式には「印鑑登録証明書」。

印鑑登録証明書は、自動車の名義変更、不動産登記、遺産分割協議書の作成などの諸手続きをする際に使用されます

日本では書類に捺印する印鑑が一般的ですが、海外では印鑑ではなくサインが普通なので、とても不便ですよね。

でも、親族が急に亡くなって遺産相続が起こったり、日本に残した自宅の売却で不動産登記の名義変更などの時に印鑑証明が必要になることがあります。

まず、印鑑証明で最初に知っておくべきことは、日本非居住者(住民登録の抹消)を行うと印鑑登録も抹消されることになっている点です。

もし、住民登録を抹消していたら、再度、日本に帰国した際に住民登録をして申請手続きをしなければいけないことになります。

ただ、住民登録をすると国民年金や国民健康保険、住民税などの問題も絡んでくるので、海外在住者は印鑑証明のかわりになる署名証明書(サイン証明書)が便利です。

サイン証明書とは

例えば、相続手続きには遺産分割協議書の作成や金融機関等の手続きで印鑑証明書が必要になります。

しかし、相続人が海外に住所を移し、住民票が国内にない場合、手続きに必要な印鑑証明書を取得することができません。このような場合、各種手続きはどのように行うのでしょうか。

このようなときは「サイン証明(署名証明)」という書類を取得し、印鑑証明書の代わりとして利用し、手続きを進めていくこととなります。

サイン証明書は、印鑑証明書の代わりとなる公的な書類です。

但し、サイン証明書の有効期限は一般的に発行日から3ヵ月になっています。

ただし、不動産の相続登記では、遺産分割協議書につけるサイン証明書には有効期限はありません。

他に銀行口座などの遺産分割などがある場合、相続登記は後回しにしてサイン証明書に有効期限のある預貯金の名義変更を先に済ませるなど順番に注意が必要です。

サイン証明書の取得方法

海外在住で印鑑証明が必要な場合の措置として、在外公館にて「署名証明(サイン証明)」を申請することができます

日本国内に住所がなく、日本国内で印鑑証明書を取得できない方はこのサイン証明(署名証明)を取得し、実印が必要となる書類にはサインを行うことで手続きができます。

証明の方法は2種類あり、「在外公館が発行する証明書と申請者が領事の面前で署名した私文書を綴り合わせて割り印を行うもの」と「申請者の署名を単独で証明するもの」です。

どちらのサイン証明が必要かは提出する機関により要求されるタイプが異なります。

例えば、相続手続きでは、不動産登記のためのサイン証明や遺産分割協議書は綴り合わせて割り印を行うものが多いようです。

関連サイト:在外公館における証明>2 署名証明

一時帰国でサイン証明書を取得する方法

一時帰国し、その間に手続きを行う場合には国内の公証役場にてサイン証明を取得することも可能です。

公証役場でのサイン証明は、署名押印が必要な書類を持参し担当者の前でサインしなければなりません。

公証役場にてサイン証明を取得する場合は、事前に公証役場に問合せをして、手数料や必要な書類などの確認を行う必要があります。

管轄の市町村役場によっては、事情を説明して印鑑証明を取得するために一時的に転入することも可能な場合があります。

その際は、国民年金や国民健康保険の加入意志がないことを伝えて、転入が可能かどうかを確認しましょう。

まとめ:印鑑証明書は住民登録が必須です

在外公館には事前にどのようなサイン証明となるかを確認し、そのサイン証明にて手続きが可能かどうかの確認を提出先の機関に問合せをすることがおすすめです。

もし、日本で登録をしていた印鑑証明は住民登録を抹消すると印鑑証明も抹消になってしまうので注意が必要です。